Công việc lập kế hoạch trong tổ chức sự kiện là một trong những khâu quan trọng nhất vì chỉ cần một sơ suất nhỏ thôi là có thể làm hỏng toàn bộ sự kiện. Nếu bạn phạm phải 10 sai lầm khi lập kế hoạch sự kiện dưới đây thì thật khó để sự kiện có thể diễn ra suôn sẻ, thành công. Đón xem chia sẻ này của Công ty Ngàn Thông Event để có cách khắc phục hiệu quả nhé.

Thiết kế trải nghiệm khách hàng kém

Nhiều nhà tổ chức sự kiện thường mắc phải sai lầm này vì họ nghĩ rằng trải nghiệm khách hàng nằm chỉ ở việc thiết kế sân khấu hoành tráng, trang trí sự kiện lộng lẫy là khách mời sẽ cảm thấy hài lòng. Tuy nhiên nếu khâu tiếp đón tệ thì mọi việc làm sau đó cũng sẽ bị đánh giá thấp.

Do đó khi tổ chức sự kiện bạn nên lập kế hoạch cho cả khâu tiếp đón trước, trong và sau sự kiện. Từ giai đoạn tiếp đón cần phải có nhân sự hỗ trợ check-in tiếp đón và dẫn tới chỗ ngồi. Khi có được ấn tượng ban đầu tốt thì những trải nghiệm về sau tốt sẽ được đánh giá cao hơn.

Thuê các hạng mục nhỏ lẻ

Lý do khiến nhiều người thuê hạng mục sự kiện nhỏ lẻ của nhiều đơn vị là bởi họ cho rằng thuê ở chỗ nào rẻ hơn thì sẽ tiết kiệm được chi phí. Tuy nhiên công sức quản lý việc thuê nhỏ lẻ đó lại chính là sai lầm khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện.

Thực chất thuê hạng mục nhỏ lẻ không hề rẻ so với thuê trọn gói. Hơn nữa khi thuê thiết bị sự kiện trọn gói tại đơn vị uy tín, bạn sẽ được hỗ trợ lắp đặt từ a tới z vô cùng chuyên nghiệp vừa tiết kiệm thời gian, công sức vừa tiết kiệm chi phí.

Không tạo được điểm nhấn cho sự kiện

Nếu sự kiện tổ chức mà không tạo được điểm nhấn ấn tượng ngay từ đầu thì sẽ rất khó để thành công. Do đó ngay từ ban đầu mọi thứ đều phải diễn ra thật hoành tráng để tạo sự háo hức, thú vị cho người tham dự.

Có 2 điểm bạn cần lưu ý khi tổ chức sự kiện đó là ý tưởng và điểm nhấn sáng tạo. Nếu nhà tổ chức sự kiện có thể cân bằng được tính sáng tạo hài hòa với văn hóa doanh nghiệp thì sự kiện sẽ diễn ra rất thành công.

Không có hiểu biết về công nghệ

Nếu đơn vị bạn có nhu cầu tổ chức sự kiện nhưng bạn muốn tiết kiệm chi phí nên không thuê công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp mà tự đứng lên lo liệu thì vấn đề bạn gặp phải sẽ là các sự cố liên quan đến thiết bị công nghệ sử dụng trong sự kiện.

Thường thì các thiết bị công nghệ sẽ có người chuyên điều hành để có thể xử lý kịp thời những vấn đề khi có sự cố. Tuy nhiên nếu không có kinh nghiệm thì rất dễ xảy ra những sự cố gây gián đoạn sự kiện.  

Quá tham lam thông điệp truyền thông

Đây là sai lầm khi tổ chức sự kiện mà những nhà tổ chức sự kiện không chuyên thường gặp phải. Thông điệp truyền thông của sự kiện phải đảm bảo sự nhất quán và xuyên suốt toàn bộ chương trình, không nên tham lam cùng một lúc truyền tải quá nhiều nội dung khiến thông điệp bị loãng và không tạo được ấn tượng gì cho người tham dự.

Không chuẩn bị đội ngũ ghi hình cho sự kiện

Hiện nay khi tổ chức sự kiện thì người ta thường chuẩn bị luôn cả đội ngũ quay hình để phục vụ cho truyền thông vì hiện nay truyền thông bằng phương tiện video, hình ảnh trên internet đang rất thịnh hành.

Nếu không chuẩn bị đội ngũ ghi hình cho sự kiện thì bạn đã đánh mất rất nhiều cơ hội truyền thông sau đó. Hãy đảm bảo việc chuẩn bị đội ngũ ghi hình chuyên nghiệp để không gặp phải các sự cố xử lý dữ liệu và dựng phim.

Không truyền thông sau sự kiện

Đây là sai lầm phổ biến hay mắc phải của các nhà tổ chức sự kiện. Tuy nhiên hiện nay tình trạng này cũng đã được khắc phục. Khi lập kế hoạch sự kiện cần phải thực hiện các công tác truyền thông sau đó để gia tăng tương tác và xây dựng mối quan hệ hiệu quả gắn kết.

Dịch vụ ăn uống không đảm bảo

Các sự kiện như hội nghị khách hàng, lễ kỷ niệm, tiệc tất niên… thường có dịch vụ ăn uống đi kèm vì vậy có rất nhiều vấn đề có thể xảy ra trong đó điển hình là chất lượng dịch vụ ăn uống của nhà hàng không tốt, không đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm gây ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.

Do đó bạn cần lựa chọn các đối tác cung cấp dịch vụ F&B uy tín để đảm bảo mang đến trải nghiệm ăn uống tốt nhất cho người tham dự giúp sự kiện diễn ra thành công trọn vẹn.

Không chuẩn bị phương án phòng ngừa rủi ro

Những đơn vị tổ chức sự kiện kém chuyên nghiệp phần lớn không có kinh nghiệm phòng ngừa rủi ro khi tổ chức sự kiện. Những rủi ro như MC đến muộn, thời lượng bị cắt bớt, ngoài trời đổ mưa… Đây đều là những sự cố rất hay gặp phải khi tổ chức sự kiện do đó đòi hỏi phải chuẩn bị phương án phòng ngừa rủi ro.

Nếu bạn tìm được đơn vị chuyên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì mọi thứ sẽ được lên kế hoạch kỹ lưỡng giúp xử lý các tình huống phát sinh một cách hiệu quả hơn.

Cân đo đong đếm nhà cung cấp giá rẻ

Đối với tổ chức sự kiện, dịch vụ giá rẻ không bao giờ là an toàn. Khác với việc mua hàng, nếu mua giá rẻ mà false thì mua lại nhưng sự kiện đã diễn ra rồi thì không thể hoãn lại.

Chẳng hạn khi thuê MC bạn nên lựa chọn MC cứng, có kinh nghiệm trong nghề để đảm bảo có thể xử lý các sự cố trong quá trình diễn ra sự kiện một cách trơn tru. Hoặc là khi thuê thiết bị che như dù, nhà bạt sự kiện thì nhà bạt vững chắc bao giờ cũng tốt hơn, đảm bảo an toàn. Ngược lại nếu bạn ưu tiên giá rẻ thì chưa biết điều tệ hại gì sẽ xảy đến.

lựa chọn dịch vụ giá rẻ là sai lầm khi lập kế hoạch sự kiện

Trên đây Ngàn Thông Event vừa mới liệt kê cho bạn những sai lầm khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Hy vọng rằng đây sẽ là nguồn tham khảo hữu ích dành cho các nhà tổ chức sự kiện.

Với nhiều năm kinh nghiệm trong ngành sự kiện cùng đội ngũ nhân viên giỏi, nhiệt tình chắc chắn Ngàn Thông Event sẽ là địa chỉ tổ chức sự kiện đáng tin cậy dành cho quý khách hàng. Rất nhiều doanh nghiệp lớn đã lựa chọn chúng tôi và hài lòng về chất lượng dịch vụ. Bạn sẽ là người kế tiếp chứ. Ngàn Thông Event rất hân hạnh được phục vụ. Mọi thông tin tư vấn vui lòng liên hệ hotline dưới chân trang để được hỗ trợ.